Quais as melhores ferramentas para gerir equipas e projetos?

Quais as melhores ferramentas para gerir equipas e projetos?

Trabalhar em equipa é uma dor de cabeça para a maior parte das empresas e dos seus colaboradores.

As caixas de email estão cheias de mensagens à espera de resposta, os ficheiros são enviados e reenviados vezes sem conta e as agendas estão tão rabiscadas que as datas importantes e os prazos se tornam impercetíveis.

Mas como é que podemos resolver este problema? Existe forma de gerir equipas e projetos de forma simples e integrada numa única plataforma? Sim, dependendo das suas necessidades, o que não faltam são soluções que podem facilitar e muito o seu dia-a-dia e o dia-a-dia da sua equipa.

Desde a edição de documentos em simultâneo, chat sincronizado e calendário comum, reunimos ferramentas que dão resposta às necessidades mais importantes dos colaboradores, gestores e empresas: a comunicação entre os colaboradores, a gestão de projetos e ferramentas, bem como o brainstorming e criação coletiva.
 

Troca de Mensagens

SlackFlowdock

Muito popular, o Slack é uma ferramenta bastante versátil por permitir trocar mensagens com os outros colaboradores, enviar documentos e organizar o trabalho.
Além disso, apresenta funcionalidades muito úteis para a gestão do dia-a-dia. Totalmente personalizável, permite a integração com uma série de outras ferramentas como o Trello ou o Intercom.

Também é possível fazer chamadas e videochamadas. Não substitui o email, mas simplifica a comunicação entre os colaboradores da empresa. Para isso, basta saber quando e como usá-lo.

É ótimo para a comunicação entre os colaboradores. mas se pretende uma gestão controlada do trabalho, talvez seja bom optar por outra app.

Esta ferramenta é gratuita mas vai encontrar algumas restrições. Se quiser tirar partido de todas as funcionalidades, pode optar por um dos dois planos pagos, o Standard, que ronda os $8 por mês, ou o Plus, próximo dos $15 por mês.

Esta ferramenta está orientada para a troca de mensagens de grupo e em modo privado. Uma das funcionalidades mais interessante é a caixa de email da equipa, onde é possível integrar notificações de outros canais como o Twitter, o Asana e outras ferramentas de apoio ao cliente.

O Flowdock é gratuito para até cinco utilizadores. A partir dos cinco utilizadores, são cobrados $3 por utilizador por mês.

 

Gestão de Projectos e Ferramentas

AsabaTrello

O Asana é uma das ferramentas mais conhecidas para a gestão de projetos e de equipas, permitindo aos utilizadores atribuir tarefas, integrar novos colaboradores e monitorizar prazos.

Graças ao interface intuitivo, flexível e fácil de utilizar, passando pela rapidez, é uma ferramenta apetecível para os entusiastas da produtividade.

Além de possibilitar a criação de vários projetos e as respetivas equipas, esta plataforma permite associar listas de tarefas, definir prazos de entrega, trocar mensagens, integrar ficheiros, entre outros.

Esta ferramenta não disponibiliza uma versão para desktop, tendo de ser utilizada através do seu browser de eleição ou da app para o telemóvel.

Também é possível fazer a integração com outras plataformas como o Google Drive, Salesforce, Slack, entre outros.

Se quiser experimentar esta ferramenta, pode fazê-lo de forma gratuita mas com algumas limitações. O plano pago ronda os $99,96 por ano por pessoa, embora existam algumas exceções.

O Trello é uma ferramenta online que ajuda os colaboradores das empresas a trabalharem em conjunto e a gerirem os projetos. Com um sistema sólido e flexível, um interface atrativo e a possibilidade de integração com apps e applets, esta ferramenta é muito útil.

Apesar de não disponibilizar gráficos Gantt ou relatórios de faturação e não permitir monitorizar o tempo despendido nas tarefas, é possível integrar algumas destas funcionalidades através de extensões do Google Chrome.

O Trello apresenta quatro tipos de contas, nomeadamente uma conta gratuita e três versões pagas denominadas Gold, Business Class e Enterprise.

 

Brainstorming e Criação Conjunta

G SuiteQuip

A Google não precisa de introduções. As ferramentas de trabalho conjunto incluem Documentos, Folhas de Cálculo e Apresentações, onde as equipas podem trabalhar simultaneamente nos mesmos ficheiros, guardando automaticamente as alterações feitas.

Além disso, permitem armazenar os ficheiros dentro do Google Drive e exportá-los em vários formatos.

Simples, rápidas e eficientes, são uma boa solução para as equipas trocarem ideais, discutirem briefings e trabalharem em conjunto.

Todas as alterações e revisões ficam registadas. Cada vez que algum colaborador edita um ficheiro, a plataforma alerta para a edição e é possível rever as revisões feitas através da opção Track Changes. Desta forma, todos os colaboradores conseguem monitorizar e compreender a evolução dos projetos.

Inclui ferramentas úteis e gratuitas e, seja a partir de um browser ou de dispositivos móveis, é possível aceder a estas ferramentas, que se assemelham ao Microsoft Word, Excel e Powerpoint.

Troca de mensagens, trabalho em conjunto e ferramentas de criação e edição. Estas são as principais vantagens do Quip, uma ferramenta simples e rápida de utilizar para pequenas e médias empresas.

Infelizmente, não é possível criar um calendário comum a toda a equipa ou integrar outras aplicações. Além disso, o interface poderia ser mais apelativo.

O Quipp tem apps para uma série de plataformas, nomeadamente Windows, Mac, iOS, Android e Web, pelo que pode utilizá-lo tanto no desktop como em dispositivos móveis.

Esta ferramenta pode ser utilizada de forma gratuita com algumas limitações, mas também existem contas pagas.

 

Caso faça parte da esfera do marketing digital, fique a conhecer um conjunto de ferramentas muito úteis para os profissionais que têm de desempenhar muitas tarefas ao mesmo tempo.

Imagem por rawpixel.com via Unsplashed

Andreia Dias
Conheça o autor / Andreia Dias

Produtora e gestora de conteúdos da Webtexto, especializada em produção gráfica.